入行五年，换过两家代账公司，从一个月做10家账到现在的30多家。刚入行那会儿觉得做账就是录凭证，后来发现不是那么回事。登录、做账、查账、出表，每个环节都有讲究。顺序搞不对，就得返工。时间长了，我自己总结了一套顺口溜，每天干活之前默念一遍，基本不会漏项。
现在有些同行在用工具，一开始我也抵触，觉得机器做的哪有自己做的放心。后来客户多了，手工确实扛不住了，才开始接触这类企业做账报税工具。用下来发现，工具其实就是把平时那套流程固化了，按顺序点过去就能做完一家。下面我把这套顺序写出来，刚入行的同行可以参考一下。
以前我都是手工操作。浏览器收藏夹里存了一堆税局网址，每个客户一个文件夹放账号密码。后来发生了几件事，让我觉得这方法该换了。
第一件是登录。有一回月底赶工，密码输错了三次，被锁了15分钟。等解锁再登录，验证码又换了。那一天光登录就耗了快两个小时。
第二件是录凭证。工资、折旧、结转，每个月都一样的科目，就是金额改一下。30家客户，光这些固定凭证就要录两天。手都麻了，眼睛也花了。
第三件是对账。月底出表的时候总差几分钱，翻来覆去找了好几个小时，才发现是一张凭证借贷方向录反了。要是早一点发现，也不用熬到半夜。
后来换了工具，操作顺序基本没变，但每个环节快了很多。工具的功能模块跟工作流程是匹配的，按顺序点就行了。
以前我早上来了就登录税局，有时候登进去了发现票据还没整理好，白白浪费时间。现在先看工作台，所有客户的状态都在上面。这个月做完了没有？还有几家没登录？看一眼心里有数了再开始干活。
工作台其实就是个任务列表。但它比我用Excel记强的地方在于，它自动统计每家客户做到哪一步了，不用我自己手动更新进度。
这一步现在最省事。以前每天登录30家客户，就算每家3分钟，光登录就要一个半小时。现在用电子税务局一键登录，提前把税号密码配置好，选客户点一下就行，验证码部分税区也能自动过。一家客户十几秒就进去了。
跨税区的时候也不用重新找网址了。河南、上海、广东、深圳的税局都在工具里配置好了，切客户的时候自动切换到对应的税区。
工资计提、折旧计提、结转损益，这三类凭证我是放在一起做的。以前手工一张一张录，现在工具里面有一键做账的功能，我点一下，三张凭证自动就生成了。我复核一遍科目和金额，没错就通过了。
为什么要先做这三样？因为它们影响后面的费用归集。顺序搞乱了，后面的科目余额全都不对。先把这些基础项目搞定，心里就踏实了。
固定凭证走完之后，剩下的就是特殊业务了。比如这个月有固定资产报废、有罚款支出、有补贴收入，这些不是每个月都有的，就需要手动录入。
工具里面有个录凭证的模块，和平时手工做账一模一样。选科目、填金额、写摘要，一张一张来。自己心里有数的就自己做，拿不准的可以先看看同类业务的模板。
所有凭证录完之后，我不急着出表。先在凭证列表里过一遍。列表把所有凭证按时间排好了，我可以按科目筛选，也可以按审核状态筛选。
我一般从工资凭证开始看，一路看到最后一张结转凭证。重点看科目用没用错、借贷方向对不对、金额跟原始票据能不能对上。确认没问题的就批量通过审核，有问题的退回修改。
凭证审核完了，数据就汇总到账簿里面了。出表之前我必做一件事：查科目余额表。看看期初和期末平不平，哪个科目的余额不对劲就点进明细账里查明细。
这一步其实是在做自查。等到出表了才发现数据不对，改起来就麻烦了。早发现早处理，在账簿环节把问题解决掉，出表就不用返工了。
前面六步都确认没毛病了，最后出表。报表中心里面资产负债表、利润表、现金流量表三张表一键生成，数据自动从账簿里取数。
这三张表生成之后我一般会再快速核对一遍：利润表的净利润和资产负债表的未分配利润变动能不能对上，现金流量表的期末余额和资产负债表的货币资金是不是一致。这两组数对了，基本就没问题了。
我同事老刘，干代账比我还早两年。他一开始也排斥工具，觉得电脑哪有自己脑子靠谱。去年年底最忙的那一个月，他手上五十多家客户，每天加班到十一二点，连续干了二十多天没休息。
后来他熬不住了，开始用代理记账软件。一开始只用来登录，后来慢慢把做账和出表也挪到工具里了。上个月他跟我说，现在五十多家客户，三天干完以前五天的活。他原话是：早两年换就好了。
问：用了工具是不是就不用自己动脑子了？
答：不是。工具干的都是重复性的活，工资折旧结转这些。专业的判断还得自己来，比如这个费用该不该资本化、那个收入的确认时点对不对，工具不会帮你做这些决定。
问：账号密码放工具里安全不？
答：我用的工具是存在本地的，不上传到任何服务器上。说白了就跟自己记在Excel里一样，只是工具帮你自动填写而已。不过每个工具的安全性不一样，选的时候自己确认一下。
问：是不是所有税区都能用？
答：主流税区像河南、上海、北京、广东、深圳这些都是支持的。有些小税区如果还没覆盖到，一般可以手动配置。
问：工具生成的凭证不准怎么办？
答：自动生成的凭证是可以改的。工具只是帮你把模板填好，你觉得不对的地方可以手动调整。我一般把自动生成的当作初稿，确认无误之后才过审。
问：从哪个功能开始上手学比较快？
答：先学登录。把电子税务局一键登录用熟了，每天省下的时间就用来研究凭证怎么做。一步步来，不用着急把所有功能都学会。
问：客户多了会不会乱？
答：工具里面每个客户的信息是独立存放的，选到哪个就操作哪个，不会串。切换客户也不需要重新登录，点一下就能切过去。
做账报税这件事，说复杂也复杂，说简单也简单。干得顺不顺，很大程度上取决于顺序对不对。先登录还是先做账？先做固定凭证还是先做特殊业务？先查账还是先出表？这些顺序搞清楚了，做起来就顺手了。上面说的这套顺序，是我干了五年代账反复试出来的。你要是觉得有用就试试，要是有更好的顺序咱也可以交流，供同行参考。