我做代账这些年有个特殊经历，就是接别人扔下的烂摊子特别多。大部分是因为前任会计年纪大了不做了，或者收费太贵客户想换人，也有几回是前任跟客户闹掰了直接撂挑子。不管什么原因吧，反正最后活都到了我手上。
干这行的人都懂，接盘跟从头做起完全是两码事。从头做的话，你从第一个月开始建账，每笔分录都是自己做的，心里有数。接盘就不一样了，你得把别人做了一两年的账重新捋一遍，搞清楚每笔账是什么意思、为什么这么挂、后面还有没有后续。最麻烦的是遇到那种特别随意的前任，做账的时候怎么方便怎么来，根本不管后面的人看不看得懂。
翻了几年烂账之后我发现一个事：虽然每家客户的问题看起来都不一样，但仔细归类的话其实就那么几种。把这些毛病看清楚之后，自己以后做账的时候就能避开这些坑。
最常见的一种毛病是科目乱挂。前任会计根本不管会计科目的常规用法，全凭自己高兴。应收票据下面挂了一大堆应付账款，其他应付款里面混了预收的货款和员工报销，应交税费下面什么都有包括客户给的保证金。
我碰过最离谱的一家，前任把所有找他要钱还没给的都扔进了应付账款。不管是欠供应商的货款、欠房东的房租还是欠员工的报销，通通进了应付账款。从科目余额表上看这个公司的应付账款特别大，但点进去一看里面什么东西都有。供应商的货款、房租、水电、快递费、员工垫付款、甚至还有一笔前年借的短期借款也放在应付账款里面。
那家客户我重新分类做了好几天。把货款归到应付账款，房租水电归到其他应付款，员工报销归到其他应付款，短借归到短期借款。分完了之后客户一看科目余额表说原来我的应付账款没有那么多啊，我说本来就没那么多，是以前的科目摆乱了。
第二种毛病是凭证摘要写得像天书。有些会计写摘要就是几个字，比如这个月付了供应商一笔钱，摘要就写＂付货款＂三个字。问题是他一年下来可能给同一个供应商付了十几回钱，每次摘要都是＂付货款＂。你要查某笔钱的来龙去脉就得把这家供应商一年十几笔付款全部翻出来一个一个对。
还有一种摘要写得很随意，经常出现＂转＂＂付＂＂收＂这种单字摘要。最极端的一次我看到一张凭证的摘要写着＂调＂，就一个字。我看了半天没看懂调的是什么，只好把前后几个月的凭证都翻出来才猜到可能是调整上个月某笔错误入账。
第三种毛病是不做往来核销。应收应付科目下面挂了好多好多年的旧账，也没人管到底收回来了没有、还清了没有。这种问题在手工账时期特别普遍，因为手工核销麻烦，很多人干脆不核销。
有一回我接了一家做了四年账的客户。翻开应收账款一看，里面挂了上百笔明细。有些是四年前的货款，金额不大就几千块钱。我问客户这些钱现在还在追吗？客户说早就不追了，有的客户都倒闭了。我说那为什么不核销掉？客户说我之前那个会计说挂在上面也没事，又不影响出报表。
我说当然影响报表了，这些收不回来的钱挂在那里，每年的资产总额都是虚的。客户说那他没跟我说过。后来我跟客户一起把那些收不回来的账款清理掉核销了，资产负债表缩水了一截，但至少看着真实了。
第四种毛病是时间顺序混乱。这个毛病看起来很业余但碰到的频率出奇的高。有些前任会计做账不看业务发生的时间，看什么时间方便或者什么时间拿到票据就做什么时间。比如有张十二月的票据他可能拖到次年二月才入账，十一月发生的费用可能记在一月份的账里了。
这种毛病最坑的地方在于利润表完全失真。本来该今年确认的成本跑到了明年，本来该明年确认的收入跑到了今年。单看某个月份的利润表根本看不出这个公司的真实经营情况。
我碰过最严重的一家是一整个年度的成本都被延迟确认了。前任会计把好多当月的费用都拖到年底才入账，导致前面十一个月每个月的利润都虚高。到了十二月一次性确认了一大堆成本费用，那个月的利润突然变成了负数。客户说每次看到年底那本账都觉得很奇怪，但前任会计说这是因为年底结算就是这样的。
第五种毛病是只做账不对账。很多小规模代账公司或者个人代账会计只负责做账出表，从来不跟客户核对数据。客户的银行余额是多少也不确认、有没有收不回来的账款也不问、库存准不准更不管。反正月底把凭证做平了、报表出了就交差。
这种毛病的后果就是账上的数据和客户的实际情况严重脱节。我接手过一家做批发零售的客户，账上的库存金额跟实际仓库里的货差了将近一倍。前任做了两年都没发现这个问题，因为从来没有人去对过库存。后来我花了整整三天把库存重新盘了一遍，差异调整完了之后账才算是能看了。
这几年翻别人旧账翻下来，最大的收获不是什么高深的技术，而是一些特别基础的东西。科目不要乱挂、摘要写清楚、往来要核销、时间别搞混、定期跟客户对账。这些事说穿了就是做账的基本功，但就是很多人做不到。我也是翻了别人的烂账才意识到这些基本功有多重要。自己干的活以后至少要让接手的人能看懂，这是我给自己定的最低要求了。