2023年4月的一次周例会上，老板把一摞报销单摔在我面前：“小张，你看看，上个月光招待费就报了3万2，有几个客户？吃了什么？谁证明？”我当时脸一下子就红了。说实话，那会儿公司就我一个财务，出纳是老板娘兼着，报销单老板签字我就付款，从来没想过要什么附件清单。结果年底一算账，光无法解释的招待费和办公用品就花了8万多。
那天晚上我翻来覆去睡不着，凌晨两点爬起来列了个清单：采购没比价、报销没明细、库存没盘点、销售回款没人跟。第二天我跟老板说，给我三个月，我把内控流程建起来。老板半信半疑：“别搞得太复杂，我们小公司，没那么多人力。”我点头，心里清楚，小公司做内控，关键不是制度多漂亮，而是能落地。
先从最疼的报销入手。我设计了一张《费用报销单》，正面填金额和事由，背面必须贴三样东西：发票、支付凭证、事由说明。事由说明不能只写“招待客户”，要写清楚时间、地点、对方公司名称、我方参与人、谈了什么。超过2000块的招待费，必须提前一天在钉钉上申请，老板批了才能去。刚开始销售部老李特别抵触：“我请客户吃饭还要写小作文？”我拿了一笔单据给他看，去年他报的一笔6800的餐费，连餐厅名字都看不清楚，老板最后没批，他自己垫了钱。老李不说话了。第一个月报销单退回去11份，第二个月只退了3份，第三个月基本一次过。2023年三季度招待费同比降了42%，老板在群里发了个红包。
然后是采购。我们主要采购包装材料和零星办公用品，以前是行政小王直接在楼下文具店买，月底拿一张汇总发票来报。我让他改成先填《采购申请单》，我把关价格，超过500块的找两家比价。2023年6月，我发现同一款A4纸，楼下文具店卖28一包，网上批发22一包，一次买50包就能省300块。我跟小王说，你花10分钟比个价，公司省下的钱够你喝20杯奶茶。小王后来成了比价小能手，连打印墨盒都找到了一家供应商，单支便宜35块。半年下来，光办公用品一项省了1万2。
库存这块最头疼。我们是做小家电的，仓库里堆着各种配件和成品，以前从来没人盘。2023年7月我拉着仓库老刘一起盘，盘了整整两天，发现账上300个电机实际只有217个，差了83个，按单价45块算就是3735块。老刘支支吾吾说可能是去年发错货了。我没追究，但定了个规矩：每月最后一天盘点，我或者出纳必须到场，盘完双方签字。第一次盘完，老刘主动把仓库重新理了一遍，还贴了标签。到2023年12月，库存差异率从之前的8%降到了0.5%以下。
最让我意外的是销售回款。以前业务员把货送出去就不管了，应收账款挂账最长的一笔有11个月。我做了个《应收账款账龄表》，每周一早上发到销售群里，超过60天的用黄色标出来，超过90天的用红色。刚开始没人理，我就直接@负责的业务员，问“这笔钱什么时候能回？客户那边有什么问题？”问了一个月，业务员开始主动催款了。2023年9月，一笔拖了7个月的2万8千块终于回来了。到年底，应收账款周转天数从87天降到了52天。
这三个月我瘦了5斤，但效果很明显。2024年1月老板给我发年终奖的时候说：“小张，去年公司营收没怎么涨，但利润多了15万，这里面有你一半功劳。”其实我心里清楚，内控不是什么高深的东西，就是把每一笔钱怎么花的、谁批的、什么时候还的，都留下痕迹。小公司不需要厚厚的制度手册，只需要几张表、几个签字、每周花半小时盯一下。如果你也在为报销混乱、库存对不上发愁，不妨从一张报销单开始改起。