2024年3月，我一个做建材贸易的客户老陈找我，说公司去年丢了一笔钱。老陈公司不大，年营收大概2000万出头，员工32个人，财务部就3个人——一个会计、一个出纳，还有一个是老板娘兼着管章。丢钱的事出在出纳身上，前后挪了18万，分5次转走，每次都是3到5万，隔一个月才被发现。老陈说这话的时候，手指敲着桌子，声音不大但脸色很难看。
我去公司待了三天，翻完流水、对完银行、聊完几个关键岗位，心里大概有数了。出纳能得手，不是因为多高明，是因为公司压根没有内控这回事。银行U盾、密码、空白支票全在她一个人手里，银行对账单寄到公司也是她先拆，会计只管做账，从不看回单。说白了，门是敞开的。
我给他提的第一条建议就是：不相容岗位必须分离。出纳不能管账、不能管章、不能管对账单。老陈当时有点犹豫，说公司就3个财务，分那么细忙不过来。我说你算笔账，18万够发一个会计两年工资了。后来我们定了个土办法：U盾分两个，一个出纳拿着做付款，一个会计拿着做复核；银行对账单直接寄到会计家里，每月5号前会计对完签个字。就这么简单两条，出纳再想动手就难了。
第二个坑是审批权限。老陈公司以前付款就是一句话的事，微信上说一声“给某某转5万”，出纳就转了。2024年5月我给他们设了个规矩：单笔2万以下，部门负责人签字；2万到10万，老陈签字；10万以上，老陈加合伙人双签。刚开始销售部意见很大，说客户催货等不起。我就跟销售总监聊了一次，问他：你愿意为了快两个小时，让公司账上随时可能少十几万？他没吭声。执行到第三个月，财务那边统计了一下，平均付款周期只多了1.5天，但老板心里踏实多了。
第三个坑最隐蔽——采购比价。2024年7月，我查他们采购台账，发现有个供应商报价总是比别家高8%左右，但每次都能中标。我把近半年的采购单拉出来对比，同规格的管材，这家报12800一吨，另一家报11800，差距不小。后来私下问了仓库主管，才知道采购经理和那个供应商是老乡。这事我没直接捅破，而是建议老陈定了条规则：单笔采购超过3万，必须三家比价，比价单要附在付款申请后面。光这一条，下半年采购成本降了大概11%。
说实话，中小企业做内控，最怕的就是照搬大公司那套。什么COSO框架、三道防线，听着都对，但30人的公司搞不了。我的经验就三句话：钱账分开、审批留痕、比价透明。把这三件事做到位，80%的风险就堵住了。剩下的，靠老板自己盯紧点、财务负责人有点责任心，基本够用。
老陈后来请我吃饭，说那18万虽然没全追回来，但去年下半年公司账上再没出过岔子。我说你别高兴太早，内控这东西不是装个门就完了，得时不时拧拧螺丝。他笑了笑，说下个月准备让会计轮岗去做出纳，我说这个可以，但别忘了——轮岗之前先把交接清单理清楚。