去年年初接了一个新客户。朋友介绍的，说之前的会计做了两年不想做了，客户想换个人。我接了之后客户把前一年的科目余额表发给了我。我打开看了一眼，资产总计和负债加所有者权益总计是相等的，借贷是平的。看着没问题我就直接用了那个数字作为期初余额开始做当月的账。
做了差不多半个月，把当月的凭证全部录入完了，银行余额也对上了，存货和固定资产的变动也做好了。然后我准备结转损益出报表。结转完了之后我发现利润表不对，当月的收入减去成本费用剩下的净利润跟我估算的不一样，差了好几万。我以为是凭证做错了，翻回去把所有的凭证从头到尾看了一遍，没有发现问题。又看了一遍，还是没有发现问题。
然后我开始想是不是期初余额的问题。我当时用的期初余额是前一个会计给的数据，我自己没有重新核实过。我把前一年的账本拿出来，把去年最后几个月的凭证重新翻了一遍，逐笔加了一下各科目的期末余额。加完之后发现跟前一个会计给的数字对不上。
具体来说，应收账款那个科目我算出来的期末余额比前一个会计给的多了三万多，应付账款少了四万多。我的算法是拿去年的期初余额加上一年的借方发生额减去贷方发生额，最后得出来的期末余额。但是前一个会计直接给我的是个数字，没有告诉我这个数字是怎么来的。我跟客户要了前年十二月份的对账单，对着银行流水重新核了一遍。发现有一笔十二月份的收款记录在账上记的是应收账款，但那个钱其实应该是预收账款。
前一个会计当时可能是在做十二月份账的时候把那笔钱放进去了，但是科目放错了。如果是预收账款的话，当年十二月不应该算收入，应该等到今年实际确认了收入再算。而前一个会计把它当应收账款做了，然后直接结转到了下一年。等于说这个客户的期初余额里面，应收账款多了三万，预收账款少了三万。而这两笔差了三万的科目在我做账的时候互相影响了。
我拿着这个情况跟客户说了一下。客户说他也不太懂前一个会计是怎么做的，他只知道每个月的税都报了。我说那笔钱到底是什么性质，是你们上一年已经收了的货款，还是客户提前付的定金。客户说是定金，对方公司先付了一笔钱订了批货，货是今年才交付的。我说那这个应该是预收账款，不是应收账款。
我把这个数字调整了之后，重新算了一遍期初余额。应收账款的期初余额减少三万，预收账款的期初余额增加三万。然后重新结了一个月的账，利润表的数字就正常了。这次是对的。
但调整完之后还有一件麻烦事。我当月的账已经做了一部分了，有些凭证已经录入进去了，如果要改期初余额的话，那些已录入的凭证需要重新调整。我当时做了一个决定，就是那个月的账全部从头做，把之前录进去的凭证全部删掉，重新开始。因为如果你期初余额改了，后面所有的凭证都会受到影响，只调整几个科目的话后面容易乱。不如全部重来一遍保险一点。
我跟客户说这个月的账要晚几天才能出。他说没事，你慢慢做做准确就行。那几天我每天下班之后都留一个小时重新做那家客户的账。因为前一次做的凭证内容我都还记得，重新录入的时候速度快了很多。第一遍做了半个月，第二遍大概三天就做完了。最后出的报表是平的。
那次之后我给自己加了一个步骤。现在每个新客户接进来的时候，我都会把前一年的科目余额表和当年的银行对账单拿出来对着看一下。不是完全信任前一个会计给的数据，哪怕他说已经做平了我也会重新验算几个主要科目的期末余额。应收账款、应付账款、存货、货币资金这几个科目如果对不上，后面的账再怎么做得平都是白做。
后来我还碰到过几次类似的情况。有一回接了一个做批发的客户，前一个会计给的存货期初余额比实际盘点的数字少了十几万。客户说他那个库存去年年底盘过是准的，但账上的数跟实际对不上。我重新核对了一下，发现前一个会计在年底结转的时候把一部分存货的成本转错了，该记到主营业务成本的记到了管理费用里面。结果存货金额少了，管理费用多了。我问客户，客户说前一个会计确实在年底的时候调了一笔费用，但是具体怎么调的他不清楚。我后来按照实际的入库和出库重新算了一遍存货余额，比前一个会计给的数据多了十几万。
调整的过程其实挺麻烦的。要把前一年的出入库单全部找出来重新核对，每一笔都要看。我当时弄了两个晚上才把那家客户的存货理清楚。搞完了之后我晚上睡不着觉，脑子里一直在想那十几万的差异到底是在哪个月发生的。后来再碰到这种情况我都是直接告诉客户可能要多花点时间整理期初数据，让他不要着急。
还有一个客户，接的时候前一个会计直接把账套导出来给了个Excel文件。我打开那个文件之后发现科目余额表是平的，但明细账有断档。有两个月的明细账是空的，只有科目余额表有数字。我搞不明白这两者之间的关系，最后还是拿了客户留存的原始凭证重新做了那两个月。等于从接手客户之前的两个月开始重新做一遍。
客户当时觉得挺奇怪的，说那个会计不是都已经做完了吗你直接接着做就行了。我说做完了是完了，但数据中间缺了一段我没法直接用。客户说你看着办吧。我重新做那两个月又花了一周左右的时间。做完了之后发给客户看了一眼，他也没看出什么区别。
代账就是这样，如果你前面的数据是错的，后面做得再漂亮也没有意义。所以我每次新客户进来都会先花点时间把前面的东西理一遍。哪怕前一个会计说做平了我也会再核实几个关键的科目。如果差得不多就算了，如果差得多那就得重新调。
但是话说回来，有时候你也没法完全核实。拿不到原始单据的那些年份你就没法调，只能按照前一个会计给的数据继续往下做。那个客户差了十几万的库存就是因为他前年的出入库单有一部分丢了，我也没法重新算。后来我试着把差异分摊到当月的成本里面去了，这样当月的存货余额就平了。严格来说这个处理方法是不太对的，但是实务中你有时候确实没有更好的办法。只能用这种折中的方式让账做平。
去年那个客户的事情弄完之后我跟他合作到现在。最近比较顺，没有什么大的偏差了。每个月月底他把发票和回单发过来我就开始做，月初出完报表给他，他看一遍没什么问题就过了。他也说现在看到的利润比以前稳定多了，变化没有那么大了。我说因为期初的基础调正了，后面的数字就没问题了。他说那前两年的账是不是一直都是错的。我说错倒不一定是全错，但肯定有不准的地方。他说那也没办法了，以前的会计都走了。我说是的，以后做准就行了。