去年年底接了一个做批发的客户。之前在别的地方做的，后来换到我这里。客户主要是做日用品批发的，仓库里货不少，大概有几百种。我接的时候客户跟我说了一件事，说仓库那边的账和财务这边的账对不上，差了不少。以前的会计一直说调但一直没调好，问我能不能帮他弄一下。
我说你把仓库那边的进销存报表和财务这边的存货明细表都发给我看看。客户发过来了。我两边一对比，确实差了不少。具体来说，财务账上的库存金额比仓库账上的金额多了大概二十多万。我问客户这个差异大概是什么时候开始有的。客户说具体什么时候他也不清楚，反正已经好几年了，之前一直没管过。我说那这个差异是怎么产生的。客户说不知道，仓库那边每个月按实际出入库记，财务这边按发票入账，两边用的时间不一样，可能就造成差异了。
发票入账和实际出入库时间不一样确实会造成差异。比如货已经到了仓库也卖了，但发票没有到，财务那边就没有做入库，仓库那边已经出库了，两边就对不上了。还有一种情况是发票到了但是货还没到，财务做了入库但仓库那边没入账，也是对不上的。但二十多万的差异不算小了，我估计不光是时间差的问题，可能还有其他的原因。
我说我去仓库实地看一下吧。客户说行，第二天带我去仓库。仓库离他办公室不远，开车十几分钟就到了。仓库负责人是个五十多岁的男的，姓李，大家都叫他老李。我跟老李说想看一下最近的库存盘点表，他说没有做盘点表，只有进出库的单据。我说那进出库的单据是从什么时候开始保留的。他说最近半年的都有，再往前就找不到了。
我让老李带我在仓库里转了一圈。货架上摆满了各种日用品，有的整箱有的拆散了。老李说他们平时按订单配货，配完了就减库存。每个月盘一次，盘完了做个记录，但记录不全，有时候盘了也没记下来。我问他最近一次盘亏是多少。他说上个月盘亏了几千块钱的东西，主要是临期食品处理掉了，还有一些货可能是被盗了但没查出来是谁。
从仓库回来之后我心里大概有个数了。仓库账和财务账对不上的原因不光是时间差，还有一部分是损耗和丢失没有及时处理。财务那边只要没有收到仓库的损耗报告，就不会做相应的会计处理。长年累月下来，财务账上的库存金额就比实际的库存金额高了。
我跟客户说，这个差异要做调整的话需要先确定一个基准日，在这个基准日重新盘点一下实际库存，然后用实际库存的数字来调整账面的数字。客户说那什么时候盘点。我说越快越好，最好这个月就做。他说明天跟仓库那边说一声，后天盘。我说盘的时候叫我一起去，我在旁边看着比较清楚。
盘点那天我跟老李两个人从上午八点半开始，一直到下午四点多才把所有的货清点完。中间吃了个午饭，吃了半个小时左右。盘点的结果是实际库存金额比财务账上的金额少了差不多十八万。跟之前估计的二十多万差了一点。老李说这个数字基本上对得上他平时的感觉，就是实际库存没有账上那么多。
盘点完之后我在仓库的桌子上写了调整方案。把财务账上的存货金额调减十八万，对应科目记入管理费用下面的存货盘亏。这一笔会减少当月的利润，但这是实际已经发生的损失，不能因为利润好看就不调。客户看了方案之后签字确认了，说就这样调吧。
回到办公室之后我做了调整分录。借管理费用，贷库存商品，金额十八万。然后重新出了当月的报表。报表上的存货金额比之前少了十八万，管理费用多了十八万，利润少了十八万。客户看了之后说利润一下少了不少。我说这是实际损失，不做在账上账就是假的。他说我知道，但看着还是心疼。我说没办法，经营过程中确实会有损耗，关键是以后要有办法控制。
从那次盘点之后我就规定这个客户每个季度至少盘点一次，盘完了把盘盈盘亏的数据报给我做账务处理。如果连续三个月没有盘点的话我就不做存货相关的账。客户同意了，说回去跟老李说让他每个季度定时盘点。我也跟老李说了这个事，老李说行反正每个月都要盘一次，以后会把数据记录下来发给我。
今年上半年的盘点老李都有数据发过来，第一季度盘亏了几千块钱，第二季度没有盘亏。比去年好多了。客户说自从把账调平之后，他们仓库那边的管理也严格了一些。我说账调平只是第一步，保持下去才是关键。他说知道的，会监督老李那边做好记录。