2024年3月15日，周五下午，我正对着电脑屏幕上一堆Excel表格发愁。下周一就是季度关联交易披露的截止日，可我们公司这个季度新增了7家供应商，其中3家的法人代表和我们的一个董事有亲属关系，还有2家是我们子公司的参股企业。手工翻凭证、查工商信息、核对流水，我算了算，至少还得3天才能理清楚。
“又得加班了。”我叹了口气，跟隔壁工位的李姐吐槽。李姐是咱们财务部的老会计，她瞟了一眼我的屏幕，说：“你试试新上的那个智能做账系统啊，上周培训你没听？里面有个关联交易模块，能自动识别。”我这才想起来，上个月公司刚上线了一套智能做账系统，据说能自动抓取关联方信息。抱着死马当活马医的心态，我点开了系统里的“关联交易管理”菜单。
第一步是配置关联方名单。系统内置了工商大数据接口，我输入了公司名称和统一社会信用代码，不到10秒，屏幕上弹出了一个列表：母公司、子公司、合营企业、主要投资者个人、关键管理人员及其近亲属……一共23个关联方，比我自己整理的还多了5个。其中有个“上海XX商贸”，我一开始没认出来，点开详情才发现，它的实际控制人是我们董事长的外甥，去年12月刚变更的股权，我手工查的时候根本没注意到这个变动。系统还自动标注了“疑似关联方”的提示，让我确认。我核对了一下，确认无误后点了“加入名单”。
接下来是交易匹配。系统会把当期所有凭证里的往来单位名称和关联方名单做模糊匹配，同时根据金额、频率、摘要关键词等特征进行二次判断。比如我们和“上海XX商贸”在3月份发生了5笔采购，金额分别是12万、8.5万、15万、3万和22万，摘要里都写着“采购原材料”。系统自动把这5笔归集到了关联交易里，并且按照交易类型（采购商品）和定价方式（市场价）做了分类。有一笔3万的，摘要里写的是“维修费”，系统也识别出来了，因为对方公司名字匹配上了。我点开每一笔凭证的原始附件（发票、合同扫描件），确认交易真实存在，然后点了“确认关联交易”。整个过程花了不到半小时。
最让我惊喜的是自动生成披露报告的功能。以前我都是手工填《关联方关系及其交易披露表》，一个数字一个数字地敲，生怕串行。现在系统直接根据我确认的交易数据，生成了符合会计准则要求的披露表格，包括关联方名称、关系类型、交易内容、交易金额、占同类交易比例、定价政策等字段。我只需要在“定价公允性说明”那里补充几句文字，比如“上述交易价格参照市场价格协商确定，与非关联方交易价格无重大差异”。系统还自动计算了关联交易占营业收入的比例——2.8%，低于5%的披露阈值，但因为我们公司是上市公司，按规定还是要披露。我检查了一遍，改了两个错别字，导出PDF，上传到交易所系统，前后不到2小时。
当然，智能系统也不是万能的。比如有一笔和“北京YY科技”的交易，金额50万，系统一开始没识别出来，因为这家公司是我们一个独立董事担任顾问的企业，不在工商关联方名单里。我是后来翻凭证的时候发现的，手动添加了关联方关系，系统才重新匹配。所以我的经验是，系统跑完之后，一定要抽查几笔大额交易和新增供应商，看看有没有漏掉的。另外，系统对“实质重于形式”的判断还是弱一些，比如有些交易虽然形式上不是关联方，但背后有政府关联或者特殊利益安排，这些还得靠人来把关。
总的来说，这次用智能做账系统处理关联交易披露，确实省了我至少3天的工作量。以前手工做的时候，光核对银行流水和发票就能花掉一整天，现在系统自动匹配，我只需要复核关键节点。而且系统留痕功能挺好，每一步操作都有记录，万一以后审计问起来，我能说清楚每个数字是怎么来的。2024年一季度这套流程跑下来，我们财务部已经把关联交易披露的周期从5个工作日压缩到了1.5个工作日。如果你也在为关联交易头疼，不妨试试你们系统里的这个模块，先小范围跑一个月，熟悉了再全量上。