说实话，干财务这行八年了，最怕的就是每个月末。尤其是往来账款这块，客户多、供应商杂，手工核销一笔一笔对，眼睛都看花了。去年12月我们公司接了家新客户，光是应收账款明细就有300多条，我和助理两个人整整对了三天，最后还是发现有5笔金额对不上，又回头翻凭证，那滋味真是不好受。
今年3月份，老板终于拍板上了云代账系统。其实之前我也用过一些财务软件，但往来账款这块始终不够顺手。这次选系统我特意留了个心眼，重点测试了自动核销和账龄分析这两个功能。现在用了快三个月，效果比我预期好不少，今天就把这段经历写下来，给同行们参考参考。
先说自动核销。以前我们核销应收款，基本上就是打开Excel，把银行流水导出来，再跟发票逐笔勾对。客户回款有时候是一笔对多张发票，有时候又是多笔回款对一张发票，最麻烦的是有些客户回款时备注写得不清楚，还得打电话去问。现在系统里可以设置核销规则，我根据我们公司的业务特点，设了三条自动匹配规则：第一是按金额精确匹配，第二是按客户名称加金额模糊匹配，第三是按备注关键字匹配。设置好之后，系统每天会自动跑一次核销，能匹配上的直接标记为已核销，匹配不上的才进入人工处理池。
记得4月10号那天，我早上到公司打开系统，发现前一天自动核销了87笔应收款，金额合计236万元，只有3笔需要我手动处理。要搁以前，这87笔我至少得花两个小时。更让我满意的是，系统对部分回款的核销也处理得不错。比如有个客户欠我们三笔款，分别是5万、8万和12万，他回了一笔15万，系统按照先进先出的原则自动核销了5万和8万那两笔，剩下2万挂在那笔12万的发票上。这个逻辑跟我手工做的时候是一样的，但系统做起来快多了。
再说账龄分析。以前每个月出账龄表，我得从总账里导数据，再按客户、按发票日期一笔笔算账龄，30天以内、31到60天、61到90天、90天以上，分档统计。最头疼的是有些客户部分回款了，账龄要按余额重新算，手工做特别容易出错。现在系统自动生成账龄分析表，我只需要在每月1号设定好账龄区间，系统就会根据每笔发票的未核销余额和账期自动计算。而且系统还能按客户、按业务员、按区域多维度出表，老板要看哪个业务员的回款情况，我直接筛选就行。
上个月底开经营分析会，老板问起应收账款情况，我现场打开系统，调出截至5月31日的账龄分析表。90天以上的应收账款占比从年初的18%降到了11%，逾期客户名单一目了然。老板当场就问那个欠了23万超过90天的客户怎么回事，业务经理说那笔款其实已经在走流程了，下周就能到账。要搁以前，这种数据我得提前两天准备，现在实时就能看。
当然，系统也不是万能的。刚开始用的时候，我发现有些客户回款时银行摘要里写的是简称，跟系统里的客户全称对不上，自动核销就匹配不了。后来我在系统里维护了客户别名库，把常见的简称都加进去，匹配率一下子就上来了。还有一次，系统把两个同名不同客户的回款搞混了，还好我在复核的时候发现了，赶紧调整了匹配规则。所以我的经验是，自动核销虽然省事，但前期的规则设置和基础数据维护一定要做扎实，后期也要定期抽查，不能完全撒手不管。
总的来说，云代账系统这套往来账款自动核销和账龄分析的功能，确实帮我们节省了不少时间。以前每个月花在往来对账上的时间大概有20个小时，现在压缩到了6个小时左右。省下来的时间我可以多看看成本分析，或者帮业务部门做做客户信用评估。对了，系统还能自动生成催款提醒，根据账龄和信用额度给业务员发通知，这个功能我们下个月准备用起来。如果你也在为往来账款头疼，不妨试试这类工具，但记得先把基础数据理清楚，不然再好的系统也跑不起来。