去年年底跟一家供应商对账。那家供应商跟我们合作了五六年了，平时每个月都有进货，金额不算大但很稳定。我提前把应付账款的余额发给他们的财务，对方回了一份他们的明细过来，我两边一对发现差了几千块钱。他们那边显示我们还欠他们九万多，但我这边账上只欠八万五，差了几千。
刚开始我以为是有一笔付款时间差造成的，就把最近三个月的付款记录全部找出来逐笔核对。对完之后确认所有付款都在两边的账上都有记录，付款方面没有问题。那问题就可能出在货物验收或者退换货上面。
我翻了一下前年的采购记录，发现前年有一批货因为质量问题退给了供应商，金额正好是五千多。那批货当时已经做了采购入库，退货的时候没有做退货的账务处理，所以应付账款一直挂在那笔退货的金额。供应商那边可能做了应付账款减少，但我这边没有做，所以两边差了五千多。
我在系统里面查了一下那笔退货有没有对应的退货单，发现当时仓库那边确实开了一张退货单，但单据压在办公室一直没给我。我在仓库那边找了一下，翻到了那张退货单，日期是前年十月的，上面写了退了多少货、什么原因退的、经手人是谁。我把这张退货单要过来，然后补做了一笔退货的分录，冲减了应付账款。调整完之后两边就对上了。
我又看了一下其他供应商的往来科目，发现有一家我们也多付了一笔钱，但金额不大只有几百块。问了业务那边，说是有批货的运费应该对方出但当时我们垫付了，后来一直没找对方报销。我说这笔钱也要收回来，不然就是多付了。业务说他们跟对方说一下，回头把发票开过来。